אם אתם מתכננים אירוע עסקי, סביר להניח שחשבתם על כל הפרטים הקטנים – מהשף שיבשל, דרך המוזיקה שתקבע את האווירה ועד לתוכנית הפנאי שתשאיר את האורחים מרותקים. אבל רגע! מה עם אישורי ההגעה? אם חשבתם שזה משהו שולי, אתם עלולים להתכונן לצרות רבות.
אישורי הגעה לכנסים עם חברת wiwi הם לא רק טופס שאת ממלאה ונעלמת לארכיון – הם נכנסים לתוך התכנון הלוגיסטי של האירוע שלכם כמו קוביית פאזל שחייבת להתאים בדיוק.
קבלת אישורי הגעה מאפשרת להבין:
– כמות המשתתפים: תכנון מקיף לכל דבר הוא בלתי אפשרי ללא מושג ברור על מספר המשתתפים.
– מה למחלק: אם יש לכם תפאורה וכיבוד מותאמים, חשוב לדעת מי בא.
– סדרי הגעה: קבלת אישור מראש מסייעת למנוע בלגן ביום האירוע, לסדר כיסאות ולדעת על אילו פעילויות לרכז.
נראה שפספסתם! עכשיו לפני שנמשיך, כדאי לשים לב לכך שהדרישה לרשום מראש לקחתת אותו ברצינות, כי מי ששם את הנושא הזה בצד, מסתכן בבעיות אמיתיות.
היתרונות של אישורי הגעה
אז מה זה נותן לכם? התשובה הקצרה היא הרבה! והנה יתרונות חשובים:
– הכנה מדויקת: כשיש לכם מידע מוקדם על מספר המוזמנים, קל יותר לקבוע כמה שולחנות, כיסאות וכיבוד צריך.
– הפחתת בזבוז: הפחתת האוכל שנזרק בסוף האירוע, וההתאמה של המשאבים הנדרשים להגעת האורחים.
– שיפור החוויה של האורחים: כשאתם יודעים מי מגיע, אתם יכולים לשדרג את החוויה – בין אם זה ביצירת קבוצות או התאמה לחוויות שונות.
>> למידע נוסף היכנסו לאתר: https://wiwi.co.il/
שאלות נפוצות והפתרונות
הנה כמה שאלות שחוזרות על עצמן בנושא אישורי הגעה:
1. למה זה כל כך חשוב?
אישורי הגעה טורפים את הקלפים ומאפשרים להכין את האירוע בצורה טכנית טובה יותר.
2. איך ממבקשים אישורי הגעה?
לאחר שליחת ההזמנות, ציינו באופן ברור את נושא אישור ההגעה.
3. מתי כדאי לבקש?
כשבועיים מראש זה נהדר, זה נותן זמן לאורחים לשלוח תשובות.
4. מה עושים אם אורח לא משיב?
אפשר לשלוח תזכורת עדינה, ויש גם אופציה להתקשר כדי לאמת.
5. מה קורה אם מספר המשתתפים משתנה?
אל תדאגו, שינוי הוא חלק מהחיים, רק תתאימו את התכנון שלכם בהתאם לעדכונים.
6. אילו אמצעים יש לאשר הגעה?
טקסטים, דוא"ל, טפסים מקוונים – והפתרון הכי מסורתי – טלפון!
7. איך להתמודד עם דחיות?
Remember, אצלך זה לא בכוח. אם מישהו ביטל, תסמכי על כך שיש גם אחרים!
8. מה עושים במקרים של חוסר ודאות?
הרבה פעמים, חוסר ודאות הוא טבעי, רק תתכונני לכל תרחיש.
9. מה לגבי שינויים של הרגע האחרון?
השתדלו להיות גמישים גם במהלך האירוע – לפעמים אולמות לא מאפשרים כל שינוי.
10. מהו הזמן האידיאלי להתארגן על אישורי הגעה?
התחילו לדאוג לזה כמה שיותר מוקדם. כך תרוויחו זמן לתכנונים אחרים.
אישורי הגעה הם הלב הפועם של כל אירוע עסקי מצליח. אל תשאירו את זה ליד המזל! הכינו את עצמכם ומוטב גם את האורחים – כך תבטיחו אירוע בלתי נשכח!
