הפקת אירועים והפקת אירועים עסקיים: מה ההבדלים ואיך בוחרים נכון
אם חיפשת פעם תשובה אמיתית על הפקת אירועים והפקת אירועים עסקיים, כנראה גילית שיש המון רעש ומעט סדר.
אז בוא נעשה סדר.
ברור, קליל, ועם מספיק עומק כדי שלא תצטרך לפתוח עוד עשרה טאבים.
אז מה בעצם ההבדל – ולמה זה לא רק ״אותו דבר עם חליפה״?
במילים פשוטות: אירוע פרטי נמדד בעיקר ב״וואו״ של האורחים.
אירוע עסקי נמדד גם ב״וואו״, אבל הוא חייב לעבוד כמו מכונה.
כל רגע, כל מסר, כל מעבר.
כי בסוף יש מטרה: חיבור, מכירה, מיתוג, שימור עובדים, השקה, או כל שילוב אחר שמישהו החליט לקרוא לו ״אסטרטגיה״.
הפקת אירועים פרטיים לרוב מתמקדת בחוויה אישית: מוזיקה, אוכל, עיצוב, הפתעה בקינוח.
הפקת אירועים לעסקים מוסיפה שכבות: תוכן, ניהול קהל, מסרים, לוחות זמנים צפופים, ורגישות לפרטים שאף אחד לא אמור לשים לב אליהם.
וכששמים לב? זה בדרך כלל מאוחר מדי.
3 מדדים שמספרים לך מיד באיזה סוג הפקה מדובר
אפשר לזהות את סוג האירוע עוד לפני שבוחרים אולם.
רק צריך לשאול שלוש שאלות פשוטות.
- מי הקהל? משפחה וחברים, או עובדים-לקוחות-שותפים?
- מה ההצלחה? ״היה מושלם!״ או ״הגענו ליעד״?
- מה קורה ביום שאחרי? תמונות יפות באלבום, או לידים, פגישות, גיוס, שימור?
אם השורה התחתונה מעורבת, זה כבר רמז חזק שמדובר באירוע עסקי.
וגם אם מגישים קוקטיילים עם רוזמרין. כן, גם אז.
הפקת אירועים: למה זה מרגיש קל – עד שזה לא?
באירועים פרטיים יש קסם.
יש גמישות.
אפשר ״לזרום״.
אבל גם שם יש מוקשים קטנים: ספק שלא מגיע בזמן, לו״ז שנמרח, או עמדת צילום שעומדת דווקא מול השירותים.
החוכמה היא לא רק לבחור ספקים טובים.
החוכמה היא לחבר את כל החלקים כך שהאירוע ירגיש טבעי, זורם, ושום דבר לא יצרח ״מאחורי הקלעים היה כאוס״.
אם אתה מחפש נקודת פתיחה מסודרת שמרכזת אפשרויות, מקומות וספקים, אפשר להיעזר בהפקת אירועים – Allplaces כחלק מהתכנון הראשוני.
זה עוזר להתחיל חכם, במקום לשרוף שבועיים על ״רק להבין מה בכלל קיים״.
הפקת אירועים עסקיים: 5 שכבות נוספות שאסור לפספס
אירוע עסקי מוצלח הוא לא רק ״אירוע יפה״.
הוא מוצר.
עם קהל יעד, מסרים, חוויה, ומדידה.
- תוכן ותזמון – מי עולה לבמה, כמה זמן, ואיך לא מאבדים את הקהל אחרי הדקה ה-7.
- מיתוג עדין (לא צעקני) – לוגו על מסך זה נחמד, אבל חוויה שמרגישה ״המותג הזה מבין אותי״ זה ניצחון.
- מסע אורח – הזמנה, הרשמה, הגעה, קבלת פנים, ישיבה, הפסקה, נטוורקינג, יציאה. כל תחנה חשובה.
- פרודקשן טכני – סאונד, תאורה, וידאו, מצגות, מיקרופונים, גיבויים. כי ״זה אמור לעבוד״ זו לא תוכנית.
- מדידה ותוצרים – מה יוצא מזה: לידים, ראיונות, סרטונים, חומרים שיווקיים, סיכום פנימי, תיעוד.
מי שמפיק אירועים עסקיים טוב יודע דבר אחד: הקהל לא אמור להתפעל מההפקה.
הוא אמור להרגיש שהכל פשוט קורה נכון.
וזה, איכשהו, החלק הכי קשה.
אם המיקוד שלך הוא עולם הארגונים, כנסים או אירועי חברה, אפשר להתרשם גם מהפקת אירועים עסקיים – Allplaces כדי לקבל תמונה רחבה של האפשרויות והכיוונים.
איך בוחרים נכון בלי להיכנס לסחרור של ״יש יותר מדי אופציות״?
בחירה טובה מתחילה בהחלטה אחת: מה חשוב באמת.
לא מה ״נראה יפה באינסטגרם״.
מה משרת את המטרה.
הנה דרך פשוטה לעבוד:
- מגדירים מטרה אחת מרכזית – אם יש חמש מטרות, בדרך כלל אין אף מטרה.
- מגדירים 2-3 מדדי הצלחה – נוכחות, שביעות רצון, לידים, מעורבות, שימור, או כל דבר שניתן לבדוק.
- בוחרים קונספט שמחזיק את הערב – רעיון אחד שמחבר את העיצוב, התוכן והאווירה.
- עובדים עם לו״ז אמיתי – כזה שיש בו מרווח נשימה, לא רק חלומות.
ואם אתה מרגיש שהכל חשוב?
מזל.
זה אומר שיש מה לזקק.
שאלות ותשובות קצרות (כי ברור שיש שאלות)
ש: האם אירוע עסקי חייב להיות ״רשמי״?
ת: ממש לא. הוא חייב להיות מדויק. אפשר להיות קליל, מצחיק ואפילו קצת חצוף – כל עוד זה יושב טוב על המותג והקהל.
ש: מה יותר חשוב באירוע עסקי – תוכן או חוויה?
ת: אם אין חוויה, התוכן לא נכנס. אם אין תוכן, החוויה נשארת סתם מסיבה. החיבור ביניהם הוא כל המשחק.
ש: מתי כדאי להביא מנחה או דובר מקצועי?
ת: כשיש במה, כשיש מעברים, וכשלא רוצים שהערב ירגיש כמו ״יאללה מי הבא?״. מנחה טוב מחזיק קצב ומוריד לחץ מהצוות.
ש: מה הטעות הכי נפוצה בתכנון אירועים?
ת: לחשוב שהפרטים יסתדרו לבד. הם לא. הם רק מחכים להזדמנות קטנה לא להסתדר.
ש: מה ההבדל בין ספקים טובים להפקה טובה?
ת: ספקים טובים נותנים שירות טוב. הפקה טובה דואגת שכל השירותים יתחברו לסיפור אחד, בזמן אחד, בלי חריקות.
ש: איך יודעים שהאירוע ״נכון״ לקהל?
ת: כשאנשים נשארים, משתתפים, מדברים על זה אחר כך, ומרגישים שזה נבנה עבורם – לא עבור המצגת.
הצ׳ק ליסט הקטן שמבדיל בין אירוע נחמד לאירוע מעולה
רוצה כלי מהיר שיחסוך טעויות?
הנה רשימה קצרה שאפשר לשמור לידך:
- האם יש רעיון אחד שמוביל את הכל?
- האם הלוגיסטיקה תומכת בחוויה ולא נלחמת בה?
- האם התוכן קצר, חד, ומחובר לקהל?
- האם יש גיבוי טכני לדברים הקריטיים?
- האם יש ״רגע שיא״ מתוכנן?
- האם יש תיעוד ותוצרים ליום שאחרי?
אם ענית ״כן״ על רוב הסעיפים, אתה בכיוון מצוין.
אם לא, אל דאגה.
עדיף לגלות עכשיו מאשר בזמן אמת מול קהל רעב.
בסוף, ההבדל בין הפקת אירועים להפקת אירועים עסקיים הוא לא רק סוג הקהל, אלא סוג האחריות: באירוע פרטי אתה בונה ערב מרגש, ובאירוע עסקי אתה בונה חוויה שמייצרת תוצאה.
כשתבחר לפי מטרה, קהל ודיוק בפרטים, גם האירוע ירגיש קליל – וגם מאחורי הקלעים יהיה שקט.
וזה, בינינו, הסימן הכי טוב שהכל באמת עבד.